电子发票归档保存分以下几种情况进行：

一

已建立电子档案管理系统，实施了会计信息系统：

（1）与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化（不包括纸质凭证扫描，下同）：

可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）。

（2）与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化：

可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存；整理、归档、长期保存方法可参照《企业电子文件归档电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）。

二

无电子档案管理系统：

1、实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化：

可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存，编制档号，存储结构建议采取下图所示方式：

同时，建立电子会计档案台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：

2、未实施会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化：

电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存，存储结构建议采取下图所示方式：

同时，建立电子发票台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：

此外,保存电子发票时，应当采用多重备份、定期检测等方法，保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。

纳税人收到增值税电子专票时需注意：

1、在总局发票查验平台下载OFD阅览器，用阅览器可打开电子专票。

2、根据有关规定，电子专票采用电子签名代替印章。

3、电子专票在发票监制章上鼠标右键，点击验证，验证结果“该签章有效”等字样，说明此专票有效且未被篡改。

4、该专票对应业务如属可以抵扣进项税额事项，在勾选平台勾选确认申报抵扣，这一点与传统纸票没有区别。

5、由于电子发票的特性，在发生销货退回、开票有误、应税服务中止、销售折让等情形时，只能开具红字电子专票，不支持作废。

纳税人关于电子发票常见的几个问题：

01

纸质打印件能否单独作为报销入账归档依据？

不能。根据财会〔2020〕6号的规定，各单位无论采用何种报销、入账方式，只要接收的是电子专票，则必须归档保存电子专票。单位如果以电子专票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子专票。

02

以电子发票报销入账归档，是否需要归档电子发票的纸质打印件？

分情况，相关法律对电子发票的管理提出了较为严格的要求，只有达到相应要求，才可以只归档电子发票，一般企业是达不到对应要求的，此时收到电子发票，电子文件和打印的纸质文件，均要归档保存。

依据：财会〔2020〕6号文第三条和《会计档案管理办法》第八条 

03

如何防范电子专票的纸质打印件重复报销入账？

电子专票的纸质打印件无防伪功能，很容易重复入账，解决办法：

（1）如果使用了财务软件，可使用财务软件相关功能。

（2）如果未使用财务软件，可用电子表格建立台账，报销时查询是否已报销过。

04

能用截图或照片作为增值税电子发票原件入账或保存吗？

电子发票原件是指由开票系统开出的，具有多重电子防伪技术的pdf或者ofd格式文件。电子发票原件进行复制，邮箱传输，通讯软件传输都不影响发票原件的内容；但将发票通过转换成图片、拍照、截图或打印后扫描等方式形成的图片、文档、PDF等格式的文件都不是有效的电子发票原件，不能代替电子发票原件进行入账、归档。